kintoneのお知らせ掲示板が長すぎる｜スクロール地獄を解消する方法
kintoneのお知らせ掲示板が長すぎる｜スクロール地獄を解消する方法
「お知らせ掲示板にアプリのリンクやグラフを載せたら、ポータルが縦に長くなりすぎた」「通知や未処理を見るために毎回スクロールしている」——kintoneのポータルで、こんな状態になっていませんか？
便利にしようとお知らせ掲示板に情報を詰め込んだ結果、かえって必要な情報が埋もれてしまうのはよくある話です。この記事では、お知らせ掲示板が肥大化する原因と、スクロールせずに情報にたどり着けるようにする方法をご紹介します。
この記事でわかること
- お知らせ掲示板が長くなりすぎるとどんな問題が起きるか
- なぜお知らせ掲示板は肥大化してしまうのか
- スクロール地獄を解消する3つの具体的な方法
「便利にしたい」が裏目に出るパターン
kintoneを使い始めた頃のポータルはシンプルです。しかし、アプリが増えてくると「もっと使いやすくしたい」と思い、お知らせ掲示板にさまざまな情報を詰め込みはじめます。
パターン①：アプリリンク集を作る
「よく使うアプリにすぐアクセスしたい」——そう考えて、お知らせ掲示板にアプリのアイコンやリンクをズラッと並べるパターンです。
最初のうちはわかりやすいのですが、アプリが10個、20個と増えるとリンク集自体が巨大化し、お知らせ掲示板の大半をアプリリンクが占める状態になります。
パターン②：グラフや一覧を貼り付ける
「ポータルを開くだけで売上が見えるようにしたい」——お知らせ掲示板の「アプリ貼り付け」機能でグラフや一覧を埋め込むパターンです。
出典：kintone ヘルプ
グラフを1つ2つ貼るだけなら問題ありませんが、「せっかくだからこのグラフも」「あの一覧も」と追加するうちに、お知らせ掲示板だけでPC画面2〜3枚分の高さになることも珍しくありません。
パターン③：全部混ぜる
リンク集＋グラフ＋業務連絡＋社内ルールの案内——すべてをお知らせ掲示板に集約するパターンです。お知らせ掲示板が「とりあえず何でも載せる場所」になってしまい、情報が多すぎて何が重要かわからない状態に陥ります。
お知らせ掲示板が長すぎると起きる3つの問題
問題①：通知・未処理が画面の下に埋もれる
kintoneのポータルは**上から「お知らせ」→「通知」→「未処理」→「スペース」→「アプリ」**の順で表示されます。お知らせ掲示板が長くなると、その下にある通知や未処理の表示位置がどんどん下がります。
結果として、自分宛ての承認依頼や期限間近のタスクを確認するために、毎回スクロールが必要になります。1日に何度もポータルを開く人にとって、このスクロールは小さなストレスが積み重なる原因です。
「スクロールするのが面倒だから、もうポータルは見ない」——そうなってしまうと、未処理一覧や通知一覧で「今日やること」を把握する仕組みが台無しになります。
問題②：お知らせを更新しても気づかれない
お知らせ掲示板は、更新してもkintoneの通知が届きません。ユーザーが自分でポータルを開いて目視で確認するしかない仕組みです。
掲示板が長くなると、新しい情報を追加しても古い情報の間に埋もれてしまいます。「先週の連絡を載せたのに、誰も読んでいなかった」という事態が起きるのは、この構造が原因です。
お知らせ掲示板の通知・編集権限の問題については、お知らせ掲示板の3つの限界で詳しく解説しています。
問題③：自分に関係ない情報が多すぎて読む気が失せる
お知らせ掲示板は全ユーザーに同じ内容が表示されます。営業部向けの案件情報も、総務部向けの社内手続き案内も、すべて同じ掲示板に並びます。
自分に関係のない情報が大半を占める状態が続くと、ユーザーは「この掲示板に自分に必要な情報はない」と判断し、ポータルそのものを見なくなります。kintoneの利用率が上がらない原因の一つが、実はこのポータルの見にくさにあるケースは少なくありません。
なぜお知らせ掲示板は肥大化してしまうのか
お知らせ掲示板が長くなりすぎる根本原因は、kintone標準のポータルでは「お知らせ掲示板」以外に自由に情報を配置できる場所がないことにあります。
ポータルに表示できる要素は「お知らせ」「通知」「未処理」「スペース」「アプリ」の5つだけで、これらの表示順は固定です。ユーザーがカスタマイズできるのはお知らせ掲示板の中身だけなので、「ポータルを便利にしたい＝お知らせ掲示板に載せる」という一択になってしまいます。
さらに、お知らせ掲示板を編集できるのはシステム管理者のみです。各部署から「この情報も載せてほしい」という依頼が集まり、管理者は断りきれずに追加を続けます。その結果、誰のための情報なのかわからない巨大な掲示板が出来上がるのです。
スクロール地獄を解消する3つの方法
方法①：掲載する情報を定期的に棚卸しする
まずは「今、お知らせ掲示板に何が載っているか」を棚卸ししましょう。以下の基準で情報を仕分けます。
| 判断基準 | 掲示板に残す | 別の場所に移す |
|---|---|---|
| 対象者 | 全社員に見てほしい | 特定の部署だけ |
| 鮮度 | 今月中に確認が必要 | 常時参照するマニュアル等 |
| 形式 | テキスト中心のお知らせ | グラフ・一覧・リンク集 |
常時参照するマニュアルやリンク集は、kintoneアプリとしてまとめる方が検索もできて便利です。グラフはダッシュボード化の方法を検討してみてください。
方法②：スペースを活用して情報を分散させる
kintoneのスペース機能を使えば、部署やプロジェクトごとに専用のポータル的な場所を作れます。スペースにもお知らせ掲示板があるため、部署別の連絡事項はスペースに移動できます。
「営業部の案件情報は営業部スペースに」「総務の手続き案内は総務スペースに」と分散させれば、ポータルのお知らせ掲示板は本当に全社に伝えたい情報だけに絞れます。
ただし、スペースが増えすぎるとスペースの管理自体が課題になる点は注意が必要です。
方法③：ソトバコポータルでタブ整理する（おすすめ）
お知らせ掲示板に情報を詰め込む根本原因は「ポータルに他に置く場所がない」ことでした。ソトバコポータルなら、タブで情報をカテゴリ分けし、部署ごとに表示する情報を出し分けることができます。
- タブで情報を分類: 「営業部」「総務部」「全社共通」などタブで整理し、ユーザーは自分に関係するタブだけを見る
- 閲覧権限で出し分け: kintoneの組織・グループ単位で「誰にどのタブを見せるか」を設定できる
- 全体アナウンス: お知らせ掲示板の代わりにkintoneアプリでお知らせを管理し、カテゴリ分け・通知連携も可能
- 通知・未処理がスクロールなしで見える: 上の画像のとおり、ソトバコポータルでは未処理・通知が右サイドバーに常に表示されます。お知らせ掲示板がどれだけ長くても、通知や未処理が画面下に埋もれることはありません。標準ポータルで起きていた「スクロールしないと通知が見えない」問題を根本から解消できます
お知らせ掲示板に全部載せていた情報をタブに分散させるだけで、スクロール量は大幅に減ります。さらに通知・未処理は常にサイドバーに表示されるため、ポータルを開いた瞬間に「今日やること」が目に入る状態になります。7分で始められる導入手順もあるので、まずは無料で試してみてください。
まとめ
- お知らせ掲示板にリンク集・グラフ・連絡事項を詰め込みすぎると、ポータルが縦長になり通知や未処理が埋もれる
- お知らせ掲示板が肥大化する原因は、標準ポータルでは掲示板以外に情報を配置できない構造にある
- まずは掲載情報の棚卸しとスペース活用でお知らせ掲示板をスリム化する
- ソトバコポータルなら、タブ×閲覧権限で部署別に情報を整理し、スクロール地獄を根本から解消できる
「ポータルを開いても、スクロールしないと何も見えない」——その状態を放置していると、kintone自体の利用率が下がってしまいます。まずはお知らせ掲示板の中身を見直すところから始めてみてください。
