kintoneのアプリが増えすぎたときはどう整理すればいい？

まずアプリの棚卸し（全アプリの利用状況確認）を行い、命名規則の統一、アクセス権の見直し、スペース活用、ポータル整理の順に進めるのが効果的です。

kintoneのアプリは何個から整理が必要？

目安として30個を超えたら整理を検討しましょう。アプリ一覧のスクロールが長くなり、目的のアプリを探す時間が増え始めるタイミングです。

kintone管理者1人でもアプリの整理はできる？

はい。ソトバコポータルを使えば、プログラミング不要でタブ分類と閲覧権限による整理をドラッグ&ドロップで行えます。フリープランから無料で始められます。

kintoneのアプリに命名規則は必要？

はい。「【部署名】業務内容」のように統一することで、アプリ一覧での視認性が向上し、目的のアプリを素早く見つけられるようになります。

kintoneのアプリが増えすぎて探せない｜30個超でも迷わない整理術

「kintoneのアプリが増えすぎて、どれがどれだかわからない」「社員から"○○のアプリどこですか？"という問い合わせが毎日のように来る」

kintoneを活用するほどアプリは増えていきます。便利なはずのノーコード開発が、気づけば「アプリが多すぎて使いにくい」という新たな課題を生んでいないでしょうか。

この記事では、kintoneのアプリが30個以上に増えた企業向けに、棚卸しからポータル整理まで5つの実践的な方法と、自社に合った整理方法の選び方を解説します。

この記事でわかること

kintoneのアプリが増え続ける原因と、放置したときに起きる問題
すぐに実践できる5つの整理方法（棚卸し・命名規則・アプリグループ・スペース・ポータル整理）
アプリ数に応じた最適な整理方法の選び方
管理者1人でも始められるアプリ整理の最短ルート

kintoneのアプリが「増えすぎる」原因と放置リスク

kintoneのアプリが際限なく増えていくのには、3つの構造的な原因があります。

① 誰でもアプリを作れる

kintoneはノーコードで業務アプリを作成できるのが強みですが、裏を返せば「管理者が把握しないうちにアプリが増え続ける」ことを意味します。現場の担当者が業務改善のために次々とアプリを作るのは良いことですが、全社的な整理の仕組みがなければアプリ一覧は混雑する一方です。

② テスト用・一時用アプリが残り続ける

「試しに作ったアプリ」「一度だけ使ったアンケートアプリ」「旧バージョンのアプリ」は、削除するとデータが消えるため「念のため残しておこう」と判断されがちです。また、アプリ作成中にブラウザを閉じたり別ページに遷移したりすると「運用開始前」のステータスで残るアプリもあり、知らないうちに蓄積されます。

③ 整理する仕組みがない

kintoneの標準機能には「一定期間使われていないアプリを通知する」「不要アプリを自動アーカイブする」といった仕組みがありません。意識的に棚卸しをしなければ、アプリは増える一方です。

放置すると起きる問題

アプリが30個を超えて整理されていない環境では、以下の問題が顕在化します。

目的のアプリが見つからない: アプリ一覧をスクロールして探す時間が、毎日の小さなストレスになる
管理者への問い合わせが増える: 「このアプリどこですか？」「使っていいですか？」が管理者に集中する
同じ用途のアプリが重複する: 既存アプリの存在を知らず、別の担当者が同じ目的のアプリを作ってしまう
kintoneの活用が進まない: ポータルが整理されていないと社員がkintoneを敬遠し、せっかくの投資が活かされない

特に新入社員や異動者にとって、整理されていないアプリ一覧は「何がどこにあるかわからないツール」でしかなく、オンボーディングの障壁になります。

kintoneアプリを整理する5つの方法

アプリの整理は「アプリ自体の整理」（方法①〜③）と「ポータル（入口）の整理」（方法④〜⑤）の2段階で考えると効果的です。

方法① アプリの棚卸しをする

最初に取り組むべきは、全アプリの現状把握です。

kintoneシステム管理の「アプリ管理」画面から、アプリ一覧をCSV形式でダウンロードできます（cybozu.com共通管理者権限が必要）。ダウンロードしたCSVをもとに、以下の情報を整理しましょう。

アプリ名と作成者
ステータス（運用中 / 運用開始前 / 変更あり）
最終更新日（直近3か月以上レコード更新がなければ要確認）
利用部署（どの部署が使っているか）

ステータスが「運用開始前」のアプリは、作成途中で放置されたものです。作成者に確認のうえ、不要であれば削除します。利用終了のアプリは「アーカイブ」用のスペースに退避させるのも有効です。

この棚卸しだけでも、アプリ一覧の見通しは大きく改善します。半年に1回など定期的に実施するルールを決めておくと、アプリの増殖を防げます。

方法② 命名規則を統一する

アプリ名が統一されているだけで、一覧の視認性は格段に上がります。おすすめの命名パターンは以下のとおりです。

【部署名】業務内容
例: 【営業】案件管理、【経理】請求書管理、【全社】社内問い合わせ

部署名を先頭に入れると、50音順ソートで自然と部署別にグルーピングされます
「【テスト】」「【旧】」のプレフィックスをつければ、テスト用や旧バージョンもひと目で判別できます

既存アプリ名の変更はアプリ設定から1つずつ行う必要がありますが、全社の業務効率に直結するため優先度高く取り組む価値があります。

方法③ アプリグループで管理者側を整理する

kintoneには、アプリを論理的にグルーピングする「アプリグループ」機能があります。「営業部」「経理部」「全社共通」のようなグループを作り、管理者がアプリの全体像を把握するのに役立ちます。

ただしアプリグループはあくまで管理者向けの分類機能です。ユーザーのポータル画面にはアプリグループの分類は反映されません。棚卸しや権限管理を効率化するための内部整理ツールとして活用しましょう。

方法④ スペースで部署・プロジェクト別にまとめる

部署やプロジェクトごとにスペースを作成し、関連アプリをまとめることで、グループ単位のまとまりを作れます。

営業部スペース: 案件管理・活動履歴・見積管理をまとめる
経理部スペース: 請求管理・経費精算・入金管理をまとめる

スペースにはメンバー管理機能があるため、参加者のみがスペース内アプリを利用できます。

ただし、スペースはメインポータルとは別の画面です。「ポータルを開いたら必要なアプリがすぐ見つかる」という体験にするには、次の方法⑤と組み合わせることが重要です。

方法⑤ ポータルを整理して「入口」を見やすくする

方法①〜④でアプリ自体を整理しても、ユーザーが毎日目にするポータルが整理されていなければ「探しにくい」という問題は残ります。

ポータル整理の選択肢は以下のとおりです。

方法	概要	制限
お知らせ掲示板のカスタマイズ	HTMLでアプリアイコンをタイル状に配置	属人化リスク大。スマホ非対応
複数ポータル（2025年7月〜）	組織ごとに初期表示を切り替え	最大3枚。PC版のみ。スタンダードコース以上
外部サービス	タブ整理 + 閲覧権限で見せ分け	サービスにより月額費用が発生

アプリが30個以上あり、4部署以上に対応する必要がある場合は、標準機能だけでのポータル整理に限界があります。

アプリ数で判断する整理方法の選び方

自社の状況に合った方法を選ぶ目安です。

アプリ数	おすすめの整理方法
20個以下	棚卸し + 命名規則の統一で十分
20〜30個	上記 + スペース活用。管理コストが増え始めるタイミング
30個以上	上記 + 外部サービスによるポータル整理を検討

アプリ数が30個以上、かつ部署ごとの見せ分けも必要であれば、ポータル整理の専用サービスを導入する段階です。