kintone全体アナウンスの活用術｜お知らせ運用が変わる裏ワザ3選
kintone全体アナウンスの活用術｜お知らせ運用が変わる裏ワザ3選
せっかく「全体アナウンス」機能を導入したのに、"お知らせを出すだけ"で終わっていませんか？
実はこの機能、ちょっとした工夫で情報共有の質をぐんと上げることができます。
本記事では、全体アナウンスの運用をよりスマートにする3つの裏ワザをご紹介します。
この記事でわかること
- 他のアプリの情報を全体アナウンスに転記する方法
- 特定のユーザーにだけアナウンスを表示する方法
- お知らせをリッチエディターで目立たせる方法
- 各裏ワザのおすすめの使い方例
裏ワザ①：他のアプリの情報を全体アナウンスに反映する
「メンテナンス予定」や「新サービス情報」など、別のアプリで登録された内容をそのまま全体アナウンスとして共有したい場面はありませんか？
そんな時に使えるのが kintoneの「アクション機能」 です。
この機能を使えば、他のアプリに登録されたレコードをボタンひとつで全体アナウンスアプリにコピーできます。つまり、他のアプリで管理している情報を手軽に全体アナウンスへ転記できるということです。
情報入力の手間を省きつつ、社内の情報を自然に全社へ共有できます。
おすすめの使い方例
- 「システム障害報告アプリ」で登録した内容をそのまま全体アナウンスに転記
- 「営業部のアプリ」に登録された"新キャンペーン情報"を全社に共有
- 「総務アプリ」で作成した"社内イベント案内"を全体アナウンス
裏ワザ②：特定のユーザーにだけアナウンスを表示する
"全体アナウンス"とはいえ、全員に見せたいわけではない情報もありますよね。
そんな時に便利なのが 「ユーザー選択フィールド＋アクセス権設定」 を使った活用法です。
まず、全体アナウンスアプリに"表示対象ユーザー"フィールドを追加します。さらにアクセス権限設定で、このフィールドに指定されたユーザー・組織・グループのみにレコードの表示を許可する設定にします。
これで、「見せたい人だけにアナウンス」することが可能になります。チームや部署、プロジェクト単位でのお知らせ配信が簡単に実現できます。
おすすめの使い方例
- 開発チーム限定の"テスト環境メンテナンス案内"を通知
- 営業部リーダーに"新しい見積テンプレートの共有"を通知
- 特定プロジェクトメンバーだけが"進捗共有連絡"を閲覧可能に
裏ワザ③：お知らせをより目立たせる
「せっかくお知らせを出しても、見てもらえない...」
そんな時には、"見せ方の工夫"が効果的です。
全体アナウンスアプリのタイトルフィールドを "リッチエディター"に変更 すると、文字を大きくしたり、色をつけたり、重要なお知らせを強調したりできるようになります。
たとえば「【重要】」を赤字で表示したり、背景色を変えるだけでも、忙しいユーザーの目にパッと入る"気づきやすいアナウンス"になります。
おすすめの使い方例
- 「【重要】システムメンテナンスのお知らせ」を赤字太字で強調
- 社内イベント告知をポップなカラーデザインに
- バックオフィス連絡に背景色を設定して"業務連絡"と区別
まとめ
全体アナウンスは「お知らせを出すだけ」の機能ではなく、「情報を届ける仕組み」を自分たちで作れるツールです。
本記事のポイントをまとめます。
- 他のアプリと連携して、kintoneの「アクション機能」で情報を全体アナウンスに転記できる
- ユーザー選択フィールド＋アクセス権設定で、特定のユーザーにだけアナウンスを表示できる
- リッチエディターを使えば、重要なお知らせを視覚的に目立たせられる
ちょっとした工夫次第で、アナウンスの質がぐっと変わります。ぜひ自社の運用でも試してみてください。
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