kintoneのお知らせが見落とされる｜「全体アナウンス」で確実に届ける方法

突然ですが、社内へのお知らせや告知でこんな悩みを感じたこと、ありませんか？

kintoneの標準機能だけでは、全社的なお知らせを確実に届けるのは意外と難しいものです。

そこで本記事では、ソトバコポータルの「全体アナウンス」機能をご紹介します。お知らせの見落としをゼロにし、過去の情報もすぐに検索できる仕組みを実現できます。

この記事でわかること

「全体アナウンス」は、kintoneのユーザー全員に向けて情報を掲示できる機能です。

ソトバコポータルを導入すると、専用の「全体アナウンス」アプリが自動で生成されます。このアプリにレコードを登録すると、その内容がソトバコポータルのポータル画面に自動で表示されます。

操作はkintoneのアプリと同じ感覚で使えるため、特別な学習コストはかかりません。

kintone標準の「お知らせ掲示板」は、データ構造上はリッチエディタで内容を直接書き込んで掲載するテキストベースのシンプルな仕組みです。

手軽に使える反面、以下のような課題があります。

一方、ソトバコポータルの「全体アナウンス」は、お知らせをkintoneアプリのレコードとして管理します。そのため、以下のメリットがあります。

操作はとてもシンプルで、普段kintoneアプリを使っている方ならすぐに使えます。

1. 「全体アナウンス」アプリを開く

ソトバコポータルを導入済みの環境には、自動で「全体アナウンス」アプリが生成されています。

2. タイトルと内容を入力して保存

通常のkintoneアプリと同じ手順で「タイトル」「アナウンス内容」を入力し、【保存】をクリックします。

3. ポータルに即時反映

保存した内容がポータルの全体アナウンスエリアに即時反映されます。全ユーザーがポータルを開くだけで最新のお知らせを確認できます。

実際に全体アナウンスが活躍するシーンをご紹介します。

全員で顔を合わせない場合でも、全体アナウンスに掲載すれば各ユーザーがポータルを開くだけですぐに確認できます。あとから経緯を確認したい場合も、レコードが残っているのですぐに見つけられます。

掲載例：

規程の変更や報告提出のお知らせなど、全員に正しく伝えたいけど一斉メールにはしたくない情報に最適です。検索で「総務」と入力すれば、過去の総務関連のお知らせをすぐに見つけられます。

掲載例：

全社ミーティングや勉強会の内容を全体アナウンスに入れておくと、あとになって「覚えてなかった」を防げます。アーカイブとして残るので、参加できなかった社員もあとから内容を確認できます。

掲載例：

kintoneの情報共有は手軽に運用できる反面、お知らせが「流れて見落とされる」「あとから見つけられない」という課題が起きがちです。

本記事のポイントをまとめます。

社内の情報共有をもっとスムーズにしたいなら、ソトバコポータルの「全体アナウンス」をぜひ活用してみてください。フリープランは期間制限なし・決済情報の登録不要で、すぐにお試しいただけます。