kintoneお知らせ掲示板の3つの限界｜部署別に情報を届ける方法
kintoneお知らせ掲示板の3つの限界｜部署別に情報を届ける方法
「お知らせ掲示板に重要な連絡を載せたのに、誰も読んでいなかった」「営業部と総務部で違う情報を掲載したいのに、全員に同じ掲示板が表示されてしまう」——kintoneのお知らせ掲示板で、こんな悩みを感じたことはありませんか？
お知らせ掲示板は手軽に使える反面、運用を続けるうちに通知なし・管理者限定・全員一律表示という限界が見えてきます。この記事では、お知らせ掲示板の課題を整理したうえで、部署別に情報を届ける解決策をご紹介します。
この記事でわかること
- kintoneのお知らせ掲示板の基本機能と3つの限界
- 掲示板の限界を超える方法（JavaScript / ソトバコポータル）
- 部署別にお知らせを届ける具体的な仕組み
kintoneの「お知らせ掲示板」とは
出典：kintone ヘルプ
kintoneのお知らせ掲示板は、ポータル画面に表示される情報共有エリアです。リッチテキストで自由に編集でき、文字の装飾やリンクの挿入に加え、kintoneアプリのグラフや一覧表を「アプリ貼り付け」で埋め込むこともできます。
多くの企業では、全社向けの連絡事項やアプリへのショートカットリンクを掲載する「社内掲示板」として活用されています。
お知らせ掲示板でよくある3つの課題
お知らせ掲示板は手軽に使えますが、運用を続けるうちに以下の限界が見えてきます。
課題①：更新しても通知が届かない
お知らせ掲示板を更新しても、kintoneの通知機能は動作しません。ユーザーが自分でポータルを開かない限り、更新に気づくことはありません。
重要な連絡を掲載しても「見てなかった」「知らなかった」と言われてしまう——これがお知らせ掲示板の最も大きな課題です。
課題②：編集できるのはシステム管理者だけ
お知らせ掲示板を編集できるのは、kintoneシステム管理者またはcybozu.com共通管理者のみです。
「総務からのお知らせを追加してほしい」「営業部の連絡を載せてほしい」——こうした依頼がすべて管理者に集中し、管理者の負担が増えてしまいます。お知らせを掲載したい人が自分で投稿できない構造なのです。
課題③：部署ごとにお知らせを出し分けできない
お知らせ掲示板は全ユーザーに同じ内容が表示される仕組みです。宛先の指定もできません。
「営業部向け」と「総務部向け」で違うお知らせを載せることができないため、関係のない情報がどんどん増えていきます。結果として、自分に必要なお知らせが埋もれてしまい、見落としの原因になります。
お知らせ掲示板の課題を解決する方法
方法①：JavaScriptでポータルをカスタマイズ
kintoneのポータルAPIを使えば、お知らせ掲示板とは別の領域にカスタムコンテンツを表示できます。「ポータル表示用アプリ」を作成し、JavaScriptでアプリ一覧やお知らせを表示する方法です。
ポータルの自由度は高まりますが、JavaScriptの知識が必要です。担当者が異動・退職すると保守できなくなるリスクがあり、長期的な運用には不安が残ります。
方法②：ソトバコポータルの「全体アナウンス」機能（おすすめ）
ソトバコポータルなら、お知らせ掲示板の3つの課題をノーコードで解決できます。
| 課題 | お知らせ掲示板 | ソトバコポータル |
|---|---|---|
| 更新通知 | なし（気づかれない） | kintoneの通知機能と組み合わせ可能 |
| 編集権限 | システム管理者のみ | kintoneアプリにレコード登録するだけ（権限設定で誰でも投稿可能） |
| 部署別の出し分け | 不可（全員に同じ表示） | タブ×閲覧権限で部署ごとに情報を出し分け |
| アーカイブ | なし（上書き） | レコードとして保存（検索・絞り込み可能） |
| カテゴリ分け | 不可 | カテゴリ別に色分け表示（スタンダードプラン） |
全体アナウンスは、専用のkintoneアプリにレコードを登録するだけでポータルに自動表示されます。普段のkintoneアプリと同じ操作なので、特別な学習コストはかかりません。
さらに、全体アナウンスはkintoneアプリのレコードとして管理されるため、kintone標準の通知機能を組み合わせることで見逃し防止にもつながります。たとえば、全体アナウンスアプリに「レコードの条件通知」を設定すれば、新しいお知らせが登録されたタイミングで対象ユーザーにkintone通知を届けることができます。お知らせ掲示板では実現できなかった「掲載＋通知」の運用が可能になります。
注意: 全体アナウンス機能はライトプラン（月額3,800円・税抜）以上で利用できます。カテゴリ分け機能はスタンダードプラン（月額9,800円・税抜）で利用可能です。
部署別にお知らせを届ける仕組み
ソトバコポータルでは、タブごとに閲覧権限を設定できます。kintoneに登録されている組織・グループ・ユーザーの3軸で「誰に見せるか」を指定するだけです。
- 全社向けのお知らせ: 全体アナウンスで全員に表示
- 部署向けの連絡: 部署ごとのタブに情報を集約し、閲覧権限で出し分け
「全員に伝えたい情報」と「特定の部署にだけ伝えたい情報」を、1つのポータルで両立できます。
kintoneのお知らせ掲示板の課題をノーコードで解決したい方は、7分で始められる導入手順もあわせてご覧ください。
まとめ
- kintoneのお知らせ掲示板は便利だが、更新通知なし・管理者限定・部署別不可の3つの限界がある
- ソトバコポータルの全体アナウンス機能なら、レコード管理・カテゴリ分け・閲覧権限で課題を解決できる
- タブ×閲覧権限で部署別にお知らせを出し分けられる
- フリープランは期間制限なし・決済情報不要で、まずはタブ整理から始められる
お知らせ掲示板の限界を感じている方は、まずフリープランでソトバコポータルをお試しください。
