kintone管理者がつらいと感じる3つの理由｜今日からできる解決策
kintone管理者がつらいと感じる3つの理由｜今日からできる解決策
「kintone管理者を任されたけど、問い合わせ対応で1日が終わる…」
「アプリは増える一方なのに、整理する時間がない…」
「年度末の組織変更、アクセス権の見直しだけで丸一日かかった…」
kintoneは業務改善に強いツールですが、その運用を支える管理者には想像以上の負担がかかっています。とくに「管理者が1〜2名だけ」という中小企業では、本来の業務と兼務しながらkintone管理を担っているケースがほとんどです。
この記事では、kintone管理者が「つらい」と感じる3つの代表的な理由と、今日からできる具体的な解決策を紹介します。
この記事でわかること
- kintone管理者がつらいと感じる3つの代表的な原因
- 負担が集中しやすい組織構造の特徴
- 管理者の負担を減らすために、今日からできる3つの対策
- ポータル整理を効率化するツールの活用方法
kintone管理者が「つらい」と感じる3つの理由
kintone管理者のつらさは、多くの企業で共通しています。調査や事例を分析すると、その原因は大きく3つに分類できます。
理由① 「とりあえず管理者に聞く」が常態化している
kintoneに関する質問や依頼が、すべて管理者に集中する状態です。
- 「このアプリの使い方を教えて」
- 「新しいアプリを作ってほしい」
- 「アクセス権を変更してほしい」
- 「ログインできなくなった」
こうした問い合わせは1件1件は小さくても、積み重なると膨大な時間になります。しかも多くの管理者は、kintone管理が本業ではありません。営業・総務・経理など別の業務と兼務しながら対応しているため、「kintoneの対応に追われて本来の業務が進まない」という悪循環に陥りがちです。
さらに深刻なのは、管理者が異動・退職した場合に誰も引き継げないという属人化の問題です。設計意図やカスタマイズの背景が共有されていないと、次の担当者は「触ると壊れそうだから放置する」という判断をせざるを得なくなります。
理由② アプリが増えるほど、整理が追いつかない
kintoneは「誰でもアプリを作れる」ことが強みですが、管理者にとってはこれが悩みの種になることもあります。
気づけばアプリが30個、50個と増え、以下のような問題が起きはじめます。
- 似たアプリが複数存在する — 「売上管理」「売上管理（新）」「売上管理_コピー」など、どれが最新か分からない
- 使われていないアプリが放置されている — レコード0件のまま残っているが、削除していいか判断できない
- ポータルが混雑している — アプリ一覧に50個以上が並び、社員が「自分のアプリ」を見つけられない
アプリの整理は管理者にしかできない作業ですが、整理するにはまず「どのアプリが、誰に、どの目的で使われているか」を調査する必要があります。アプリ数が多いほどこの調査だけで多くの時間がかかり、後回しにされ続けます。
理由③ 組織変更のたびに、大量の設定変更が発生する
年度末から年度初めにかけて、管理者に一気に負荷がかかるのが組織変更への対応です。
- 異動者のアクセス権の付け替え
- 新入社員のグループ登録・権限設定
- 退職者のアカウント整理
- 部署統廃合に伴うスペースやポータルの再構成
1人の異動でも、関連するアプリが10個あれば10回のアクセス権変更が必要です。20名の異動があれば、それだけで200件の設定変更が発生します。
この作業は「ミスが許されない」という精神的なプレッシャーもあります。アクセス権の設定漏れはセキュリティリスクに直結するため、慎重に確認しながら進める必要があり、想像以上に時間と神経を使います。
管理者の負担を減らすために、今日からできること
つらさの原因が分かれば、対策も立てられます。すべてを一度に解決する必要はありません。できることから始めましょう。
対策① 「聞かれない仕組み」を作る
問い合わせが管理者に集中する根本原因は、社員がkintoneの操作方法を自分で調べる手段がないことにあります。
- 社内向けの操作ガイドを用意する — よくある質問をまとめたkintoneアプリを作るだけでも効果があります。「アクセス権の申請方法」「新しいアプリの作成ルール」など、繰り返し聞かれる内容を文書化するだけで問い合わせが減ります
- アプリの作成ルールを決める — 「アプリ作成前に管理者に相談する」「アプリ名に部署名と目的を含める」など、簡単なルールを設けるだけでもアプリの乱立を防げます
対策② アプリの棚卸しを定期的に行う
アプリの整理は「やらなければいけないと分かっているけど、なかなか手を付けられない」作業の筆頭です。定期的なタイミングを決めてしまうのが有効です。
- 四半期に1回、アプリ棚卸しの日を設ける — レコード0件のアプリ、半年以上更新がないアプリを洗い出し、作成者に確認して整理する
- アプリの一覧表を管理する — アプリ名・用途・管理者・作成日を一覧にしておくと、棚卸しの際に判断が早くなります
対策③ ポータル整理の管理コストを下げる
3つの理由に共通するのは、管理者が手作業で対応しているという点です。とくにポータルの整理や権限管理は、標準機能だけでは手間がかかりすぎるケースがあります。
ポータルの整理を効率化するツールを導入すれば、日常的な管理コストを大幅に下げられます。たとえば、部署ごとにタブを分けて閲覧権限を設定するだけで、「社員がアプリを探せない」「ポータルが混雑している」という問題は解消します。
組織変更の際も、kintoneの組織設定と連動していれば、ポータル側で個別に権限を変更する必要がありません。
ポータル整理にはソトバコポータルが最短
kintone管理者の負担を減らすには、「整理」と「権限管理」を同時に効率化できる仕組みが必要です。ソトバコポータルなら、この2つをノーコードで実現できます。
- タブ × 閲覧権限で、部署ごとに必要なアプリだけを表示。ポータルの混雑を解消
- kintoneの組織・グループと連動。組織変更はkintone側の設定だけで反映され、ポータル側の個別対応が不要
- ドラッグ&ドロップで直感操作。JavaScriptの知識がなくても、管理者1人で整理できる
- フリープランは期間制限なし・決済情報の登録不要。4タブまで無料で利用でき、まず管理者だけでテスト導入してから全社展開も可能
「アプリが増えるたびにポータルが見づらくなる」「組織変更のたびに設定作業が発生する」という管理者のつらさを、仕組みで解消できます。
まとめ
kintone管理者がつらいと感じる原因と、その解決策を整理します。
- 問い合わせの集中は、操作ガイドやルール整備で「聞かれない仕組み」を作ることで緩和できる
- アプリの乱立は、定期的な棚卸しと作成ルールの導入で予防・整理できる
- 組織変更の負担は、kintoneの組織設定と連動するツールの活用で、手作業の設定変更を減らせる
- ポータル整理と権限管理の効率化には、ソトバコポータルが最短の手段。フリープランで今日から試せる
管理者が「つらい」と感じている時間は、本来の業務に使えるはずの時間です。まずはポータルの整理から、負担を減らす一歩を踏み出してみてください。
kintoneのアプリを部署ごとに見せ分けたい方は、こちらの記事もご覧ください。
👉 kintoneで部署ごとにアプリを見せ分ける方法｜管理者向け実践ガイド
本記事の情報は2026年2月時点のものです。kintoneの機能・仕様はサイボウズ株式会社により変更される場合があります。
